Administration

Admin-RollenAnkerlink kopieren

Am Betrieb von Shop365 sind vier Rollen beteiligt. Sie sind voneinander unabhängig, eine Person kann aber mehrere davon haben.

Shop-AdministratorenAnkerlink kopieren

Shop-Administratoren sind die Personen unter Verwaltung → Einstellungen → Administratoren. Nur sie sehen im Shop-Kopf das Zahnrad (Verwaltung öffnen).

• Niemand eingetragen = alle sind Administratoren. Eine neue Installation hat noch keine Liste, damit die erste Person hineinkommt und den Shop einrichten kann. Bis mindestens eine Adresse gespeichert ist, zeigt die Einstellungsseite die Warnung Noch keine Administratoren festgelegt.
• Erkannt werden Administratoren an E-Mail-Adresse, Benutzerprinzipalname (UPN) oder Anmeldename; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Du kannst dich nicht selbst aussperren. Eine Administratorenliste ohne die speichernde Person nimmt Shop365 nicht an. Mit Mich hinzufügen trägst du deine eigene Adresse mit einem Klick ein.
• Jeder Administrator ist eine eigene Zeile in Shop365Settings (Title = Admin).

SharePoint-ListenberechtigungenAnkerlink kopieren

Die Shop365-Listen erben standardmäßig die Berechtigungen der Website. In einer typischen Umgebung sind alle Mitarbeitenden Besucher (Lesen) und das Shop-Team Mitglieder oder Besitzer. Dann passt du die Rechte so an:

Die Berechtigungen einer einzelnen Liste änderst du in SharePoint unter Einstellungen → Listeneinstellungen → Berechtigungen für diese Liste → Berechtigungsvererbung beenden.

Die VerwaltungAnkerlink kopieren

Shop-Administratoren öffnen die Verwaltung über das Zahnrad oben rechts im Shop. Sie hat vier Registerkarten: Artikel, Kategorien, Lieferanten und Einstellungen. Mit Zum Shop geht es zurück zum Katalog.

Alle Änderungen landen direkt in den SharePoint-Listen und sind sofort im Shop sichtbar. Vor jedem Löschen fragt Shop365 nach.

ArtikelAnkerlink kopieren

Die Tabelle zeigt alle Artikel mit Nummer, Kategorie, Lieferant, Preis, Bestand (∞ = unbegrenzt) und Status. Mit dem Suchfeld (Name, Artikelnummer oder Kategorie) und dem Lieferanten-Filter grenzt du die Liste ein.

• Neuer Artikel legt einen Artikel an.
• Der Stift öffnet einen Artikel zum Bearbeiten.
• Der Papierkorb löscht einen Artikel. Bereits abgeschickte Bestellungen bleiben erhalten.
• Ein rotes Daten fehlerhaft bedeutet, dass die gespeicherten Daten des Artikels nicht lesbar sind, etwa nach einer Änderung direkt in der Liste. Öffne und speichere den Artikel, dann ist er repariert.

Felder eines ArtikelsAnkerlink kopieren

MengenpreiseAnkerlink kopieren

Mit Stufe hinzufügen legst du eine Preisstufe an: Ab Menge und Preis pro Stück ab dieser Menge. Im Warenkorb gilt die höchste Stufe, die die bestellte Menge erreicht. Bei jeder Mengenänderung wird der Stückpreis neu berechnet.

Beim Speichern prüft Shop365 die Stufen:

• Ab Menge muss mindestens 2 sein, und jede Menge darf nur einmal vorkommen.
• Jeder Stufenpreis muss größer als 0 und kleiner als der Grundpreis sein.
• Min. Menge darf nicht größer als Max. Menge sein, sonst könnte man den Artikel nie bestellen.
• Leere Stufenzeilen werden ignoriert.

Packungsgrößen: Heißt eine Variante wie eine Stufenmenge (z. B. Option 10 und Stufe ab 10), gilt bei dieser Variante der Stufenpreis.

RabattAnkerlink kopieren

Im Feld Rabatt (%) gibst du einen Nachlass in ganzen Prozent ein (1 bis 99). Unter dem Feld siehst du gleich den neuen Preis, z. B. Neuer Preis: 8,50 € statt 10,00 €. Der Rabatt gilt, bis du ihn wieder auf 0 setzt; ein Start- oder Enddatum gibt es nicht.

• Der Rabatt kommt zusätzlich zu den Mengenpreisen: Kostet ein Artikel ab 10 Stück 10,00 €, zahlt man mit 15 % Rabatt 8,50 €. Das gilt genauso für Varianten und Packungsgrößen.
• Im Shop tragen rabattierte Artikel ein rotes Abzeichen wie −15 % im Bild, und unter dem Preis steht der alte Preis durchgestrichen. Die Sortierung nach Preis verwendet den reduzierten Preis.
• In der Artikelliste der Verwaltung zeigt die Spalte Preis den reduzierten Preis, darunter den alten Preis und den Rabatt.
• Bestellungen speichern den Rabatt mit: Die Bestellzeile zeigt z. B. Preis: 17,00 € (15 % Rabatt), und in der Bestell-E-Mail steht 15 % Rabatt beim Artikel.
• Warenkörbe, die schon im Browser liegen, übernehmen einen neuen oder entfernten Rabatt beim nächsten Öffnen des Shops.

KategorienAnkerlink kopieren

Die Kategorien bilden die Navigation in der Seitenleiste des Shops.

• Neue Kategorie legt eine Kategorie an. Du gibst nur Name und Sortierung ein; niedrigere Werte stehen weiter oben.
• Mit den Pfeilen verschiebst du eine Kategorie nach oben oder unten.
• Die Spalte Artikel zeigt, wie viele Artikel die Kategorie verwenden.
• Eine Kategorie mit Artikeln lässt sich nicht löschen. Shop365 nennt die Anzahl der zugeordneten Artikel; ordne diese zuerst einer anderen Kategorie zu.

Artikel ohne Kategorie erscheinen im Shop unter Ohne Kategorie.

LieferantenAnkerlink kopieren

Nach Lieferanten werden Warenkorb und Bestellungen gruppiert: Pro Lieferant wird eine Bestellung gespeichert.

Ein Lieferant mit Artikeln lässt sich nicht löschen, genau wie bei den Kategorien. Die Spalte Artikel zeigt die Anzahl.

EinstellungenAnkerlink kopieren

Alle Einstellungen speicherst du gemeinsam mit Speichern in der Leiste unten. Der Knopf ist erst aktiv, wenn du etwas geändert hast; daneben steht Ungespeicherte Änderungen oder Gespeichert. Verlässt du die Registerkarte mit ungespeicherten Änderungen, fragt Shop365 vorher nach.

BestellfreigabeAnkerlink kopieren

Mit Bestellungen erlauben schaltest du das Bestellen für den ganzen Shop ein oder aus, z. B. während einer Inventur oder zum Jahresabschluss. Ist der Schalter aus:

• Alle Artikel bleiben sichtbar, auch Preise und Detailansicht.
• Hinzufügen und die Mengensteuerung auf den Karten sind gesperrt. Fährt man mit der Maus darüber, steht dort Bestellungen sind derzeit deaktiviert.
• Im Warenkorb lässt sich Bestellung abschicken nicht anklicken. Schon eingelegte Artikel bleiben gespeichert; Mengen lassen sich verringern und Artikel entfernen.
• Letzte Bestellung wiederholen verschwindet aus der Seitenleiste, und Wiederholen unter Meine Bestellungen ist gesperrt.
• Hat jemand den Shop noch mit der alten Einstellung offen, prüft Shop365 beim Abschicken erneut und legt keine Bestellung an.

Solange die Bestellfreigabe aus ist, zeigt die Einstellungsseite einen gelben Warnhinweis. Neue Shops starten mit eingeschalteter Bestellfreigabe.

ArtikelansichtAnkerlink kopieren

Bewertungen moderierenAnkerlink kopieren

Bewertungen stehen in der Liste Shop365Reviews (Spalten Product, Rating, Comment, dazu Erstellt von und Erstellt). Eine Moderation im Shop selbst gibt es nicht. Unpassende Kommentare löschst oder bearbeitest du direkt in der Liste; Durchschnitt und Anzahl im Shop passen sich automatisch an. Schaltest du Bewertungen aktivieren aus, verschwinden Sterne und Kommentare aus dem Shop, bleiben aber in der Liste gespeichert.

LagerbestandAnkerlink kopieren

Lagerbestand verwenden schaltet die Bestandsführung ein. Dann gilt:

• Der Shop zeigt die Verfügbarkeit (19 verfügbar) und markiert ausverkaufte Artikel als Nicht verfügbar.
• Es lässt sich nicht mehr bestellen, als vorrätig ist. Die Varianten eines Artikels teilen sich seinen Bestand.
• Der Bestand wird im Moment der Bestellung reserviert. Bestellen zwei Personen gleichzeitig die letzten Stück, kommt nur eine Bestellung durch. Die andere Person erfährt, welche Artikel fehlen, und es wird keine Bestellung angelegt. Scheitert das Speichern der Bestellung, wird der reservierte Bestand wieder freigegeben.
• Artikel mit leerem Bestand oder -1 bleiben unbegrenzt.

Denk daran: Damit der Bestand sinkt, brauchen Besteller Bearbeitungsrechte auf Shop365Products (siehe Listenberechtigungen).

Absender-PostfachAnkerlink kopieren

Absender-Postfach (optional) ist das freigegebene Postfach, aus dem Bestell- und Bestätigungs-E-Mails verschickt werden, z. B. einkauf@firma.de.

• Leer gelassen, gehen die E-Mails aus dem Postfach der bestellenden Person und liegen in deren Gesendete Elemente.
• Trägst du ein Postfach ein, brauchen alle Besteller Senden als-Rechte darauf (in Exchange vergeben). Außerdem muss Mail.Send.Shared im SharePoint Admin Center genehmigt sein (Installation, Schritt 4).

Wer die E-Mails bekommt und was darin steht, legst du in den Webpart-Eigenschaften fest.

AdministratorenAnkerlink kopieren

Mit Hinzufügen (oder Enter) trägst du Adressen ein, mit × entfernst du sie. Siehe Shop-Administratoren.

Webpart-EigenschaftenAnkerlink kopieren

Einige Einstellungen gehören zur Seite und nicht zu den Shop-Daten. Seitenbearbeiter setzen sie im Eigenschaftenbereich: Seite bearbeiten, Shop365-Webpart auswählen, auf den Stift klicken (Webpart bearbeiten), danach die Seite erneut veröffentlichen.

Shop365 EinstellungenAnkerlink kopieren

E-Mail BestellbestätigungAnkerlink kopieren

Lässt du Betreff und Text leer, verwendet Shop365 die eingebauten deutschen Vorlagen. Für eigene Vorlagen stehen diese Platzhalter zur Verfügung:

Pro Bestellvorgang wird eine E-Mail verschickt, auch wenn der Warenkorb mehrere Lieferanten umfasst. Klappt der Versand nicht, bleibt die Bestellung trotzdem gespeichert, und die bestellende Person bekommt den Hinweis, den Einkauf zu informieren.

Mit Bestellungen arbeitenAnkerlink kopieren

Jeder Bestellvorgang legt in Shop365Orders eine Zeile pro Lieferant an:

Der Einkauf arbeitet entweder mit der Bestell-E-Mail oder direkt in der Liste, etwa mit einer SharePoint-Ansicht nach Lieferant oder Datum oder per Export nach Excel. Mitarbeitende sehen im Shop immer nur ihre eigenen Bestellungen.